Tjänster · Kunddokumentation · Personlig skyddsutrustning

Kunddokumentation för skyddsutrustning: försäkran, typintyg och skyddsnivåer samlade per order.

En tjänst från Cloudfox för er som tillverkar eller säljer personlig skyddsutrustning. AI-agenten samlar försäkringar, typintyg, bruksanvisningar och produktblad, per order, ur de system ni redan har. Saknas något följer den upp med leverantören, kontrollerar mot kundens krav och skickar paketet med leveransen. Avviker något frågar den er i Teams. Vi ansvarar för den när den kör. Fast pris.

Leveransen väntar inte på papperDokumenten samlas när ordern läggs, inte när godset står packat. Det som saknas begärs av leverantören i god tid.

Timmar tillbaka i kvalitet och innesäljAgenten letar, begär, påminner och laddar upp. Ni tar ställning till det som avviker.

Rätt dokument till rätt kundVarje dokument kontrolleras mot kundens krav: rätt artikel, rätt utgåva, giltigt, och att typintyget är giltigt för modellen och att standarden och skyddsnivån är den kunden kräver. Avvikelser stoppas före utskick.

Klart inför revisionenVarje paket sparas per order, med vad som skickades, när det skickades och vem som godkände avvikelsen.

Boka 30 minuter

Affärssystem Business Central · Dynamics FO · Monitor · SAP · med flera

Dokument EU-försäkran om överensstämmelse · EU-typintyg från anmält organ · Bruksanvisningar på svenska · Standard och skyddsnivå per artikel · Provningsrapporter · Produktblad · REACH-information om särskilt farliga ämnen (artikel 33) · med flera, skannade eller digitala

Problemet

Godset är packat. Dokumenten är det inte.

Personlig skyddsutrustning säljs enligt förordning (EU) 2016/425 med EU-försäkran om överensstämmelse och bruksanvisning på svenska, och i kategori II och III med EU-typintyg från ett anmält organ. Typintyget gäller högst fem år. Kunderna, ofta inköp och skyddsombud hos industri- och byggbolag, kräver att skyddsnivån stämmer med deras riskbedömning: skyddsklass på skor, prestandanivå på handskar, varselklass på kläder.

Någon ska samla ihop dem, per order. Det betyder att leta i affärssystemet, dokumentarkivet och mailen, logga in i leverantörernas portaler och maila den leverantör vars intyg saknas eller har gått ut. Sedan ska paketet kontrolleras och skickas, eller laddas upp i kundens portal.

Fyra saker går ofta fel.

Leveransen väntar. Dokumenten börjar samlas först när godset är klart. Saknas ett intyg står leveransen, eller går iväg utan komplett paket.
Fel dokument går ut. En äldre utgåva, ett dokument för en annan artikel, eller ett värde som inte når kundens krav och som ingen hann läsa. Kunden hittar det.
Uppföljningen tappas. Leverantören svarar inte på första mailet, och påminnelsen blir inte skickad, för att ingen hinner.
Kraven sitter i huvudet. Vilken kund som kräver vad vet en person. Är den personen borta får någon annan gissa.

Det kostar tid varje vecka, hos kvalitet, inköp och innesälj. Och det kostar när kunden hittar felet: en komplettering i efterhand, en anmärkning vid kundens revision eller en leverans som inte godkänns.

I dag

En person letar, mailar leverantören och laddar upp, per order

EU-försäkran, skyddsskoleverantörens webbplats

EU-typintyg, skyddsskogiltigheten inte kontrollerad

EU-försäkran, handskeen mailtråd

EU-typintyg, handskeleverantören har inte svarat

Bruksanvisningbara på engelska

Provningsrapport, varselklädersaknas

Produktbladaffärssystemet

REACH-information (artikel 33)fel utgåva i arkivet

Uppladdning till kundenför hand i portalen

Med agenten

Agenten samlar, följer upp och kontrollerar

EU-försäkran, skyddssko✓ agenten

EU-typintyg, skyddssko✓ agenten

EU-försäkran, handske✓ agenten

EU-typintyg, handske✓ agenten

Bruksanvisning✓ agenten

Provningsrapport, varselkläder✓ agenten

Produktblad✓ agenten

REACH-information (artikel 33)✓ agenten

Uppladdning till kunden✓ agenten

Ert beslut i Teamsnär något avviker

Exempel på en order med 8 dokument. Påhittad data.

Vår lösning

Fyra steg, från order till leverans.

Vi samlar paketet. Agenten vi implementerar hos er läser vad kunden kräver för ordern och hämtar dokumenten där de finns: i mailen, dokumentarkivet och leverantörernas portaler. Den är kopplad till ert affärssystem, så att varje dokument hamnar på rätt orderrad, artikel och kund.
Vi följer upp leverantörerna. Saknas ett dokument, eller har det gått ut, begär agenten ett nytt av leverantören och påminner tills det kommer. Intyg med slutdatum bevakas, så att frågan går ut innan intyget har gått ut och inte när ordern redan väntar.
Vi kontrollerar mot kraven. Två nivåer. Formen: rätt artikel, rätt utgåva, giltigt, rätt utfärdare, och att paketet är komplett mot det kunden kräver. Och innehållet: agenten läser dokumentet och jämför det med kundens krav för artikeln. Att typintyget är giltigt och omfattar den modell som levereras, att standarden och skyddsnivån i försäkran är den kunden kräver – skyddsklass för skor, prestandanivå för handskar, varselklass för kläder – och att bruksanvisningen finns på svenska. Det som stämmer går vidare. Det som avviker kommer till er som en fråga i Teams, med underlaget. Är agenten osäker på ett dokument lämnar den det till er.
Vi skickar och sparar. Paketet skickas med leveransen, per mail eller uppladdat i kundens portal, och sparas per order. Vid nästa revision finns svaret på vad som skickades, när det skickades och vem som godkände avvikelsen.

Kvalitet · Kunddokumentation

Dokumentationsagenten10:42

Order 72105 · Bergslunda Bygg AB

Leverans på torsdag · 6 dokument krävs enligt kundens avtal

Klara: 5 av 6, kontrollerade mot kundens krav ✓
Avviker: Skyddsskon 7714 är provad till skyddsklass S1P, kundens krav är S3
Leverantören: Typintyg för S3-varianten begärt 22 september, påmint 26 september, inget svar
Kundens portal: Paketet förberett, inte uppladdat

Förslag

Byt till S3-varianten, som finns i lager. Kunden får besked på tisdag.

Kundens skyddsombud underkände samma modell i maj.

GodkännSkicka ändåÄndra

Ett klick, och agenten meddelar kunden, fortsätter påminna leverantören och laddar upp paketet när det är komplett. Påhittad data.

Agenten tar letandet, påminnelserna och uppladdningen. Ni lägger tiden på det som kräver omdöme: avvikelsen, leverantören som inte levererar sina intyg, kunden som kommer med nya krav.

Inga nya system, inga nya inloggningar. Agenten loggar in där ni loggar in.

Räkna själva

Vad dokumentationen kostar hos er.

Dra i reglagen. Siffrorna räknas på era egna antal, inte på ett genomsnitt.

Tiden

Order med dokumentkrav per månad80 stMinuter per dokumentpaket i dag25 minTimkostnad inkl. sociala avgifter550 kr

400

timmar per år på att samla, jaga och kontrollera dokument i dag

220 000 kr

per år i arbetstid

Standardvärdena är exempel. Era egna siffror, och hur stor del agenten tar, tas fram i nollmätningen före implementeringen.

Så arbetar vi

Från första samtalet till drift.

Genomgång, 30 minuter. Ni berättar vilka kunder som kräver dokumentation, vilka dokument det gäller och var de finns i dag. Vi säger vad som går att automatisera först.
Kartläggning och nollmätning. Vi går igenom verkliga order med den som samlar dokumenten i dag, skriver ned kraven per kund och mäter tiden innan agenten implementeras. Det blir måttstocken för resultatet.
Implementering och test. Vi implementerar agenten i er miljö eller i vår, tillsammans med ert team, och testar den mot ett facit av era egna order och dokument. Fast pris.
Drift. Vi tar applikationsansvaret för agenten, alltid: kostnadstak, månadsrapport och en namngiven person att ringa. Körs agenten hos er driftar ni plattformen själva eller via er IT-partner, som i dag. Körs den hos oss driftar vi den.

Vad vi behöver från er.

Den som samlar dokumenten i dag, ett par timmar i kartläggningen.
Kundernas krav: avtal, kravlistor eller exempel på paket ni har skickat.
Läs- och skrivrättigheter i er testmiljö, via API eller inloggning.
En timme med er IT, om er Microsoft- eller Google-miljö.

Nyckeltal

Det här mäter vi.

Tiden — minuter per dokumentpaket, och timmar per månad hos kvalitet, inköp och innesälj.
Kompletta paket vid utleverans — andel order där allt kunden kräver följde med leveransen.
Leveranser som väntat på dokument — antal, och hur många dagar.
Saknade och utgångna dokument per leverantör — och hur lång tid leverantören tar på sig att svara.
Avvikelser stoppade före utskick — fel utgåva, fel artikel, utgånget intyg eller innehåll som inte klarade kundens krav, fångat innan kunden såg det.
Kompletteringar begärda av kund — hur ofta kunden får be om det som saknades.

Vanliga frågor

Det här brukar ni fråga.

Vad händer om agenten gör fel? Den skickar inget som avviker från kundens krav utan ert godkännande. Är den osäker på ett dokument lämnar den det till er, med underlaget samlat. Varje steg loggas.
Vilka dokument gäller det? De som era kunder kräver: EU-försäkran om överensstämmelse · EU-typintyg från anmält organ · Bruksanvisningar på svenska · Standard och skyddsnivå per artikel · Provningsrapporter · Produktblad · REACH-information om särskilt farliga ämnen (artikel 33). Skannade dokument läses på samma sätt som digitala.
Läser den innehållet, eller bara att dokumentet finns? Innehållet. Agenten kontrollerar att typintyget är giltigt för modellen och att standarden och skyddsnivån är den kunden kräver. En avvikelse kommer till er innan något skickas.
Måste leverantörerna ändra något? Nej. Agenten begär dokumenten per mail eller hämtar dem i leverantörens portal, som ni gör i dag.
Fungerar det med våra system? Med de system ni redan har: affärssystemet, mailen och Teams, dokumentarkivet, kvalitetssystemet och leverantörernas och kundernas portaler. Finns inget API använder agenten portalen, som ni gör.
Var hamnar vår data? I er Microsoft-miljö eller i vår. Språkmodellen tränar inte på era data.
Vad kostar det? Fast pris för implementeringen, som ni får efter kartläggningen. Driften har ett kostnadstak per månad, så att AI-anropen aldrig blir en överraskning.
Hur lång tid tar det? Det beror på hur många kunder, dokumenttyper och leverantörer som ska med från start. Tidplanen får ni efter kartläggningen.

För er IT

Så implementerar och driver vi den.

Visa den tekniska översikten

Identitet. Agenten kör som ett tjänstekonto i er Entra ID, med minsta möjliga rättigheter per system. Inga adminkonton, inga delade lösenord.
Drift. Körs i er Microsoft-miljö* eller i vår. Det som lämnar den är anropen till språkmodellen, se nedan.
Integration. API där systemet har ett: Microsoft Graph för mail och Teams, och de egna API:erna i affärssystem, dokument- och kvalitetssystem. Där det bara finns en portal, hos en leverantör eller en kund, styr agenten webbläsaren via Playwright, samma klick som ni gör.
Dokumentläsning. Skannade och digitala dokument läses med textigenkänning i den miljö agenten körs i. Varje utläst uppgift sparas med en hänvisning till var i dokumentet den står.
Inloggningar. API-nycklar och tjänstekontots hemligheter ligger i Key Vault i den miljö agenten körs i, liksom inloggningarna till portaler utan API. Aldrig i en prompt, aldrig i koden.
Beslut. Frågan kommer som ett kort i Teams, eller i det system ni redan arbetar i, med underlaget bifogat. Vem som får godkänna en avvikelse styrs av regler ni själva ställer in. Inget som avviker från kundens krav skickas utan ett godkännande.
Spårbarhet. Varje handling loggas med konto, tidpunkt och ordernummer. Portalsteg sparas som skärmbild.
Språkmodellen. Anropas via API, och det som skickas är dokumentets text och orderns krav, inte mer. Vi ser till att leverantören inte tränar på era data och att lagringen av anrop är avtalad, till noll om ni vill. Enklast är att köra modellen under er egen Azure-prenumeration: då stannar anrop och svar inom Azure.
GDPR. Dokumenten innehåller sällan personuppgifter. Namn, mailadresser och telefonnummer i mailen byts mot platshållare innan anropet och sätts tillbaka i svaret.
Applikationsansvar. Ligger alltid hos Cloudfox, från dag ett. Vi svarar för agenten: nya kundkrav, nya dokumenttyper, nya leverantörer. Att den gör rätt och stannar när den är osäker. Att API:er versioneras, modeller byts och portaler byggs om. Och vad AI-anropen kostar, med kostnadstak och larm.
Driftansvar. Svarar för plattformen: tenant, konton, nätverk, uppdateringar, att resurserna är uppe. Körs agenten hos er ligger det där driften ligger i dag, hos er IT-avdelning eller driftpartner. Körs den hos oss ligger det hos Cloudfox.

* Har ni Google i stället för Microsoft gäller samma upplägg: Google Workspace för mail och chatt, Google Cloud för drift och nycklar.

Per bransch

Kunddokumentation i andra branscher.

Boka 30 minuter.

Berätta vilka dokument era kunder kräver och hur ni samlar dem i dag, så visar vi vad som går att automatisera först.

Din kontakt

Pontus Granborg

Senior AI Solution Architect, Cloudfox

Du pratar direkt med den som implementerar agenten hos er, från första samtalet till drift.

Mail: pontus.granborg@cloudfox.se
Telefon: +46 70 090 17 06
LinkedIn: linkedin.com/in/pontusgranborg