Reklamationer: vi gör jobbet i alla system och följer upp leverantörer och fraktbolag.

Beslutet tar en minut. Allt runt omkring tar veckor.

Kunden mailar. Innan någon kan svara hoppar en person mellan mailen, CRM, affärssystemet, dokumentsystemet, fraktbolagets portal och kvalitetssystemet, loggar in i vart och ett och matar in samma uppgifter flera gånger.

Sedan börjar uppföljningen. Skadan ska anmälas till fraktbolaget och krediten begäras av leverantören. Svaren dröjer, underlag saknas, påminnelser ska skickas och fristerna bevakas, ofta i veckor. Ärendet ligger och väntar på att någon hinner.

Fyra saker går ofta fel.

1. Kunden väntar. Innan någon kan svara ska ordern, fakturan och transporten letas fram i flera system. Kunden som mailade på morgonen får svar om några dagar.
2. Fristen missas. Fraktbolagens frister för att anmäla dold skada är korta och räknas i dagar. Passerar de blir det svårt att få ersättning, och skadan hamnar hos er.
3. Uppföljningen tappas. Små krav mot fraktbolag och leverantörer skrivs av, för att ingen hinner påminna en tredje gång.
4. Mönstret syns inte. Ärendet registreras sällan komplett i kvalitetssystemet, och resten ligger kvar i mailen, affärssystemet och fraktbolagets portal. Ingen ser att samma leverantör, batch eller fraktbolag återkommer.

Det kostar två gånger: kundtjänstens timmar, i registreringen och i uppföljningen, och ersättningen till kunden som aldrig kommer tillbaka från fraktbolaget eller leverantören. Ofta sitter dessutom allt i huvudet på en person. Är den personen borta står ärendena stilla.

Vad handläggningen kostar hos er.

Dra i reglagen. Siffrorna räknas på era egna antal, inte på ett genomsnitt.

Från första samtalet till drift.

1. Genomgång, 30 minuter. Ni berättar hur ni hanterar reklamationer i dag: vilka system, hur många ärenden, var det fastnar. Vi säger vad som går att automatisera först.
2. Kartläggning och nollmätning. Vi går igenom ärendena med den som hanterar dem i dag och mäter tiden, kostnaden och fristerna innan agenten implementeras. Det blir måttstocken för resultatet.
3. Implementering och test. Vi implementerar agenten i er miljö eller i vår, tillsammans med ert team, och testar den mot ett facit av era egna ärenden. Fast pris, i drift på 2–4 veckor.
4. Drift. Vi tar applikationsansvaret för agenten, alltid: kostnadstak, månadsrapport och en namngiven person att ringa. Körs agenten hos er driftar ni plattformen själva eller via er IT-partner, som i dag. Körs den hos oss driftar vi den.

Vad vi behöver från er.

• Den som hanterar reklamationerna i dag, ett par timmar i kartläggningen.
• Läs- och skrivrättigheter i er testmiljö, via API eller inloggning.
• En timme med er IT, om er Microsoft- eller Google-miljö.

Det här mäter vi.

• Tiden — handläggningstid per ärende, och timmar per månad i kundtjänst.
• Kvalitetskostnaden per månad — summan av tid, krediter och ersättningsleveranser, fördelad per leverantör, batch, fraktbolag och kund.
• Återvunnet från underleverantörer och fraktbolag — i kronor och andel av kostnaden.
• Reklamationer per 1 000 order — hur ofta det blir fel.
• Komplett registrerade ärenden — andel ärenden med klassning, orsak och kostnad ifyllda.
• Missade frister hos fraktbolagen — antal ärenden där fraktbolagets frist passerats.
• Återkommande orsaker — samma fel i flera ärenden, som AI hittar i fritexten och datan: en leverantör, en batch, ett fraktbolag, ett steg i produktionen. Mäts som antal funna, antal åtgärdade, och om de slutar återkomma.

Det här brukar ni fråga.

• Vad händer om agenten gör fel? Den skickar, krediterar och anmäler ingenting utan ert godkännande. Är den osäker lämnar den ärendet till er, med underlaget samlat. Varje steg loggas.
• Fungerar det med våra system? Med de system ni redan har: affärssystemet, mailen och Teams, CRM, kvalitetssystemet och fraktbolagens portaler. Finns inget API använder agenten portalen, som ni gör. Kopplingen till varje fraktbolag bygger och underhåller vi; den är aldrig er att äga.
• Var hamnar vår data? I er Microsoft-miljö eller i vår. Språkmodellen ser ärendet med personuppgifterna maskade, och den tränar inte på era data.
• Vad kostar det? Fast pris för implementeringen, som ni får efter kartläggningen. Driften har ett kostnadstak per månad, så att AI-anropen aldrig blir en överraskning.
• Hur lång tid tar det? 2–4 veckor till drift. Av er krävs ett par timmar med den som hanterar reklamationerna i dag, en timme med er IT och åtkomst till en testmiljö.

Så implementerar och driver vi den.