En kund mejlar: tre av tolv cylindrar hade sprickor vid uppackning, foto bifogat — med sitt eget artikelnummer, inte ert. Innan någon kan svara ska artikeln hittas, ordern letas fram, kvittensen hämtas hos transportören, leverantörens villkor kontrolleras och bilderna bedömas. Sju system, sju inloggningar, en person — och tre dagar senare har kunden inte hört något.
För medelstora industri- och grossistbolag där reklamationer hanteras av kundtjänst eller ekonomi, för hand, system för system.
Ingen av dem pratar med de andra, och var och en har sin egen inloggning. Den som tar ärendet gör samma runda varje gång.
| System | Vad som hämtas eller görs | Inloggning |
|---|---|---|
| Mejlen | Kundens reklamation, bilderna, kundens eget artikelnummer — sällan ert ordernummer. Svaret till kunden när allt är klart. | Delad brevlåda eller den egna |
| CRM | Vem kunden är: kontaktperson, ansvarig säljare, avtal, tidigare reklamationer. Ärendet ska registreras på kundkortet så att säljaren ser det — och det glöms. | Dynamics 365 Sales, HubSpot, Salesforce, Lime — egen inloggning |
| Dokumentsystemet | Orderbekräftelsen, kundens beställning, EDI-meddelanden — där kundens artikelnummer och ert står bredvid varandra — och fakturan som PDF, som behövs som underlag till transportören och till kreditnotan. | M-Files, SharePoint-arkiv, EDI-portal, kundportal — egen inloggning |
| Transportörens portal | Leveranskvittensen — som ska sparas ner innan den försvinner ur portalen — om en transportskada redan är anmäld, reklamationen hos transportören, och tidsfristen för dold skada, som ofta är sju dagar. | DHL, Schenker, DSV, PostNord, Bring — kundnummer och lösenord per transportör |
| Leverantören | Garantivillkor, RMA-rutin, vem som bär transportrisken enligt leveransvillkoret. Anmälan om felet är leverantörens. | Portal, mejl eller avtalet i SharePoint |
| Reklamationssystemet | Ert interna register: ärendet med klassning, orsakskod, ansvarig, kostnad och koppling till leverantör och transportör. Det är där kvalitetsstatistiken och ISO-uppföljningen bor — och det ingen hinner fylla i ordentligt. | Egenbyggt, kvalitetssystemet eller ärendesystemet — egen inloggning |
| Affärssystemet | Ordern, fakturan, artikelreferenserna, priset, sändningsnumret — och till sist ersättningen: kreditnota eller ersättningsorder, retur, lagersaldo. | Business Central, Dynamics, Monitor, Jeeves — egen inloggning |
30 till 90 minuter per ärende. Beslutet beror på vem som råkar ta det. Och tidsfristen hos transportören missas oftare än någon vill veta — då är det ni som betalar för en skada någon annan orsakade.
Claude Code gör det en människa annars gör: läser, loggar in, hämtar, jämför, frågar, föreslår. Det enda det inte gör är att bestämma. Varje steg lämnar spår.
Mejlet och bilderna. Plockar kundens artikelnummer, antal och det som finns av referenser. Klassar ärendet: transportskada, produktfel, felleverans eller kvantitet — och säger hur säkert det är.
Microsoft 365Vem kunden är, vem som är kontaktperson, vem som är ansvarig säljare, vilket avtal som gäller — och om kunden reklamerat förut. Ärendet registreras på kundkortet så att säljaren ser det innan kunden ringer.
CRM · APIKunden skriver sitt eget artikelnummer, inte ert. Flödet översätter det via artikelreferenserna i affärssystemet — och där de inte är underhållna loggar det in i dokumentsystemet: orderbekräftelsen eller kundens beställning, där båda numren står. Sedan hämtas order, pris, leveransdatum och sändningsnummer ur affärssystemet — och fakturan som PDF ur dokumentsystemet, eftersom den behövs som underlag till transportören och till kreditnotan. Antalet stäms av mot reklamationen.
Affärssystemet · API · dokumentsystemetMed ert kundnummer. Hämtar leveranskvittensen och sparar ner den som dokument i ärendet — den försvinner ur portalen efter en tid, och utan den finns inget att visa när transportören bestrider. Kontrollerar om en transportskada redan är anmäld — av chauffören, terminalen eller mottagaren. Finns den skapas reklamationen hos transportören direkt, med sändningsnummer, kvittensen och fakturan som underlag. Finns den inte räknas dagar mot fristen för dold skada. Här avgörs ofta vem som ska betala.
Transportörens portal · er inloggningLeveransvillkoret säger vem som bär transportrisken. Garantin säger om ett produktfel går att driva. RMA-rutinen säger hur.
Leverantörsportal eller avtalet i SharePointEmballage eller gods? Krossskada eller sprickbildning? Bilderna talar för eller emot klassningen, och det skrivs ut i ärendet.
Bilderna ur mejletSaknas ett foto, är artikeln oklar, eller ligger beslutet utanför reglerna? Flödet frågar — kunden via mejl, er via Teams eller mejl — och fortsätter när svaret kommer. Ingen gissar, och ingenting stannar i väntan på att någon ska upptäcka det.
Teams · Microsoft 365Ärendet läggs upp i ert interna reklamationssystem: klassning, orsakskod, ansvarig, preliminär kostnad, koppling till leverantör och transportör. Det är registret kvalitetsstatistiken bygger på — och det blir komplett varje gång, inte när någon hinner.
Reklamationssystemet · API eller formulärErsätt, kreditera, avslå eller begär mer underlag — med regeln som tillämpats, beloppet, och underlaget källa för källa. Det som talar emot står med.
ÄrendetBeloppet avgör vem: kundtjänst, säljchef eller VD. Frågan kommer i Teams eller mejl — en knapp. Vill ni ändra beslutet gör ni det där, och det loggas varför.
Teams eller mejl · era gränserErsättningen i affärssystemet: kreditnota eller ersättningsorder, retur och saldo. Reklamation hos transportören — direkt om skadan redan är noterad, annars som dold skada inom fristen. RMA hos leverantören. Svar till kunden med returetikett. Beslut och kostnad skrivs tillbaka till CRM och reklamationssystemet. Sex system, ett godkännande.
Affärssystem · transportör · leverantör · mejl · CRM · reklamationssystemTransportörens svar, leverantörens kredit, returen som ska komma, fristerna som löper. Hör av sig i Teams eller mejl när något behöver ett beslut till.
LöpandeInget skickas, krediteras eller anmäls utan att någon hos er godkänt det — flödet förbereder, ni beslutar.
Allt som hämtats står i ärendet, märkt med var det kommer ifrån. Beslutet föreslås med regeln bredvid. Åtgärderna utförs efter godkännande och loggas.
| Källa | Uppgift | Värde |
|---|---|---|
| Mejl | Reklamerat | 3 av 12 st hydraulcylindrar · kundens artikelnr NV-HC-220 · sprickor i gods vid uppackning · 2 bilder · inget ordernummer |
| CRM | Nordvik Industri AB | Kund sedan 2019 · kontakt Anders Nyström · ansvarig säljare Marie Ek · ramavtal 2024-03-11 · 2 tidigare reklamationer, båda transportskador |
| Dokumentsystem | NV-HC-220 → ART-7710 | Ingen artikelreferens i affärssystemet · översatt via orderbekräftelse OB-58213 i arkivet, där båda numren står · order 58213 hittad |
| Affärssystem | Order 58213 | 12 st ART-7710 · 4 820 kr/st · fakturerad 2026-08-19 · sändning DHL 4471 2213 0198 |
| Dokumentsystem | Faktura F-58213 | Hämtad som PDF ur arkivet · 57 840 kr · bifogas reklamationen hos transportören som värdeunderlag |
| Transportör | Leveranskvittens | Levererad 2026-08-19 07:42 · chaufförens avvikelse: ”ytterkartong intryckt, 1 kolli” · transportskada anmäld — ingen reklamation skapad · kvittensen sparad som PDF i ärendet |
| Leverantör | Hallström Komponent AB | Leveransvillkor DAP — transportrisken är er fram till kund · garanti 24 mån täcker inte transportskada |
| Bilder | Bedömning | Emballaget intryckt i ena hörnet · sprickorna sitter på samma sida · talar för krosskada i transport, inte materialfel |
| Reklamationssystem | RK-2026-0312 | Registrerat 09:16 · klass transportskada · orsakskod T-02 emballage · ansvarig kundtjänst · prel. kostnad 14 460 kr · leverantör Hallström · transportör DHL |
”Hej, tre av cylindrarna i leveransen som kom i tisdags har sprickor i godset, såg det när vi packade upp i dag. Bifogar bilder. Vi behöver tre nya så fort det går, produktionen väntar. Det gäller vår artikel NV-HC-220.” — Anders Nyström, Nordvik Industri AB
Transportskada som redan är anmäld hos transportören: skapa reklamationen där direkt och ersätt kunden utan att vänta. Är skadan inte anmäld: anmäl som dold skada inom fristen. Kunden ska aldrig vänta på transportörens utredning.
| Åtgärd | System | Status | Referens |
|---|---|---|---|
| Ersättningsorder 3 st ART-7710 | Business Central | Skapad | SO 58390 |
| Reklamation hos transportören, 14 460 kr | DHL Freight-portalen | Skapad | Reklamation 2026-08-21-08813 |
| Returetikett 3 st | DHL Freight-portalen | Skapad | Sändning 4471 2213 0455 |
| Svar till kunden | Microsoft 365 | Skickat 10:02 | reklamation@ · tråd R-2417 |
| Beslut och kostnad | Reklamationssystemet | Uppdaterat | RK-2026-0312 |
| Notering på kundkortet | CRM | Skapad | Nordvik Industri AB · Marie Ek aviserad |
| Transportörens svar på reklamationen | Bevakning | Väntar | Påminnelse 2026-09-04 |
| Tid | Händelse | System | Konto |
|---|---|---|---|
| 08-21 09:14 | Ärende inkom, klassat transportskada (hög säkerhet) — kundens artikelnr NV-HC-220, inget ordernummer | Microsoft 365 | reklamation@ |
| 08-21 09:14 | Kund uppslagen — ansvarig säljare Marie Ek, 2 tidigare reklamationer | CRM | svc-reklamation |
| 08-21 09:14 | NV-HC-220 saknar artikelreferens — översatt till ART-7710 via orderbekräftelsen, order 58213 hittad | SharePoint · Dokumentarkiv | svc-reklamation |
| 08-21 09:14 | Order 58213 hämtad | Business Central | svc-reklamation |
| 08-21 09:14 | Faktura F-58213 hämtad som PDF ur dokumentarkivet | SharePoint · Dokumentarkiv | svc-reklamation |
| 08-21 09:15 | Leveranskvittens hämtad och sparad som PDF i ärendet — transportskada redan anmäld av chaufför, ingen reklamation skapad | DHL Freight-portalen | kundnr 41077 |
| 08-21 09:15 | Leveransvillkor och garanti kontrollerade | SharePoint · Avtal | svc-reklamation |
| 08-21 09:16 | Registrerat i reklamationssystemet — RK-2026-0312, klass transportskada, orsakskod T-02 | Reklamationssystemet | svc-reklamation |
| 08-21 09:16 | Beslut föreslaget: ersätt + reklamation hos transportören | Ärendet | flödet |
| 08-21 09:16 | Fråga till Lena Bergström i Teams: godkänn ersättning 14 460 kr + reklamation hos transportören | Teams | flödet |
| 08-21 10:01 | Beslut godkänt | Teams | Lena Bergström |
| 08-21 10:02 | Sex åtgärder utförda | BC · DHL · M365 · CRM · RK | svc-reklamation |
Det här är frågan alla ställer först: hur loggar den in? Svaret är att den gör det som ni, med de konton ni redan har, och att varje handling bär kontots namn.
| System | Hur | Vems konto | Vad som loggas |
|---|---|---|---|
| Mejl, Teams och bilder | Microsoft Graph — direkt mot brevlådan och Teams, inget att installera | Den delade brevlådan och en Teams-app, via en app-registrering i er Entra | Varje läst och skickat mejl och varje fråga i Teams, med ärendenummer |
| CRM | API — Dynamics 365 Sales, HubSpot, Salesforce och Lime har det | Tjänstekonto: läsrätt på kund och avtal, skrivrätt på ärende och notering | Uppslag och notering, med ärendenummer |
| Dokumentsystemet | API där det finns — SharePoint och M-Files har det. Annars portalen via webbläsare: EDI-portal, kundportal | Tjänstekonto, eller er inloggning i portalen — i er Key Vault | Vilka dokument som hämtades — orderbekräftelse, faktura — och vilket artikelnummer som översattes till vilket |
| Transportören | API där det erbjuds. Annars portalen via webbläsare — samma klick som en människa gör, men loggade | Ert kundnummer och er inloggning, lagrad i er Key Vault — aldrig i en prompt | Kvittensen sparad som PDF i ärendet, och skärmbild per handling: kontrollerad skadeanmälan, skapad reklamation |
| Leverantören | Portal via webbläsare, mejl, eller avtalet i SharePoint | Er inloggning hos leverantören | RMA-nummer, svar och tidpunkt |
| Reklamationssystemet | API om det finns. Annars formuläret via webbläsare — egenbyggt, kvalitetssystem eller ärendesystem | Tjänstekonto, eller er inloggning | Ärendenummer, klassning, beslut och kostnad — komplett varje gång |
| Affärssystemet | API där det finns — Business Central, Dynamics, Monitor, Jeeves har det | Ett tjänstekonto med bara de rättigheter ärendet kräver | Varje post som skapas bär tjänstekontots namn i affärssystemets egen logg |
| Kunden | Mejl från er brevlåda, i ert namn — som utkast först om ni vill | Er brevlåda | Allt som skickats ligger i ärendet |
Inga lösenord i prompter, inga lösenord hos oss. Kontona är era och ligger i er Key Vault. Där systemet har ett API använder vi det. Där det bara finns en portal styr Claude Code webbläsaren — och varje klick loggas med vilket konto som gjorde det.
Inga nya konton, inga nya system. Reklamationerna landar där de redan landar, och flödet loggar in där ni redan loggar in. Allt körs i Microsoft-miljö.
Den delade ni redan har, eller den ni vill ha. Bilder och bilagor följer med.
CRM, transportörer, leverantörer, reklamationssystemet, affärssystemet, dokumentsystemet. Läggs i er Key Vault en gång.
Vem får godkänna vad. Vilka frister och bevis som gäller. Vad som alltid ska till en människa.
Genomlysning av era senaste trettio ärenden först, så att reglerna är era och inte våra. Därefter i drift på två till fyra veckor.
Hör av er, så tar vi det därifrån. Ett kort samtal räcker för att förstå hur era ärenden går i dag — vilka system, vilka inloggningar, vem som beslutar. Det är den bilden som avgör hur flödet ska se ut hos er.