Avtalet säger ett pris. Affärssystemet säger ett annat. Mellan dem ligger mejlen där rabatten förhandlades, kalkylbladet där någon räknade om, och personen som råkar minnas vad som lovades — och ingen ser glappet förrän fakturan gått iväg.
För medelstora industri- och grossistbolag — tusentals artiklar, kundspecifika priser, och ingen egen prisfunktion.
Ett räkneexempel, inte en kundreferens. Ett grossistbolag med 400 miljoner i omsättning, 24 procents bruttomarginal och kundspecifika priser på 14 000 kund- och artikelkombinationer. Varje post är räknad på antal — byt siffrorna mot era egna, så håller uppställningen ändå.
| Post | Hur det uppstår | Per år |
|---|---|---|
| Indexuppräkningar som inte blir av | Någon måste hämta rätt indextal för rätt basmånad och lägga in det före ett visst datum. Missas datumet gäller gamla priset året ut.12 % av 250 Mkr avtalsvolym × 3,1 % uppräkning | 930 000 kr |
| Tidsbegränsade priser som ligger kvar | Kampanjer och volymrabatter får ett slutdatum som inget system bevakar. Priset gäller tills någon råkar upptäcka det.48 rader (8 % av 600) × 180 tkr volym × 6 % rabattdjup | 520 000 kr |
| Prislistor som säger olika | Kundprislista, kampanjlista och avtalspris kan gälla samtidigt. Systemet väljer en — inte alltid den avtalet pekar ut.210 rader (1,5 % av 14 000) × 120 tkr volym × 2,4 % avvikelse | 600 000 kr |
| Administrationen kring priserna | Prisändringar förbereds, godkänns och läggs in för hand — plus prisfrågor från säljare och kunder, och krediteringar i efterhand.1 500 timmar/år, varav 60 % faller bort × 480 kr/tim | 430 000 kr |
| Summa, per år | 2 480 000 kr | |
0,6 procent av omsättningen — och drygt tio procent av rörelseresultatet vid sex procents rörelsemarginal. Varje år, tills någon rättar det.
Allt går inte att ta hem. En del avvikelser låter ni stå — kundrelationen väger tyngre än fyrtiotusen kronor. Skillnaden är att det blir ett beslut i stället för en olycka.
Halveras varje antagande landar uppställningen ändå på 1,2 miljoner om året — flera gånger vad genomlysningen och implementationen kostar tillsammans. Storleksordningen är inte kontroversiell: Marn och Rosiello visade i Harvard Business Review att en prisförbättring på en procent i snitt lyfter rörelseresultatet med elva procent (Managing Price, Gaining Profit, 1992). Prisposterna ovan motsvarar en halv.
80 procent är redan byggt och testat — motorn, jämförelsen, godkännandeflödet, gränssnittet. De 20 som återstår är er process: er godkännandeordning, era marginalmål, hur era avtal och prislistor faktiskt ser ut, och vilken källa som väger tyngst hos er.
| Del | Vad den gör |
|---|---|
| Avtalsläsaren | Läser era kundavtal — även bilagor, offerter och mejl — och plockar ut vilka priser, rabatter och villkor ni faktiskt kommit överens om. |
| Kopplingen till affärssystemet | Hämtar de priser som ligger i systemet, löpande i takt med att de ändras, så att avtalet och verkligheten kan ställas mot varandra. |
| Jämförelsen | Ställer avtal mot avtal, avtal mot systemets prislistor, och prislistorna mot varandra. Visar inte bara var ett enskilt pris skiljer sig, utan också vilka avtal som säger emot varandra, var kundprislista och kampanjlista ger olika pris på samma artikel, vilka listor som glidit ifrån avtalen, och vilka avtalade artiklar som saknar pris i systemet. |
| Avgörandet | Prioritetsordningen ni satt löser de flesta konflikterna automatiskt. Där den inte räcker avgör ni — och väljer om beslutet gäller den här gången eller ska stå kvar för framtiden. Frågan ”vad har vi egentligen avtalat med den här kunden?” får därmed ett svar som finns kvar. Var det prislistan i systemet som hade fel går rättelsen vidare till godkännande och förs in i affärssystemet. |
| Godkännandet | Varje avvikelse går till rätt person efter belopp och kundklass — gränserna sätter ni själva. Beslutet är att justera priset eller behålla det med en motivering, och loggen över vem, när och varför går inte att skriva om i efterhand. |
| Uppdateringen | För in de godkända priserna i affärssystemet, så att ingen behöver knappa in dem för hand. Nya prislistor går samma väg, via godkännande. |
| Rensningen | Plockar bort utgångna avtalspriser och kampanjer, så att de inte lever kvar och används av misstag. |
| Bevakningen | Håller koll löpande och hör av sig när något nytt behöver beslutas — en indexdag som passerat, ett pris som gått ut, ett godkännande som aldrig blev infört. |
Inget pris ändras i affärssystemet utan att någon hos er godkänt det — flödet föreslår, ni beslutar.
Allt flödet hittar hamnar på ett ställe — avvikelser, rader som behöver granskas och ärenden som väntar på godkännande.
| Kund | Artikel | Avtal | I systemet | Skillnad |
|---|---|---|---|---|
| Nordvik Industri AB | ART-4021 | 1 310,00 | 1 240,00 | −70,00 |
| Indexuppräkning ej genomförd | ||||
| Bergslagens Maskin AB | ART-1188 | 847,00 | 890,00 | +43,00 |
| Rabatt i avtalet saknas i prislistan | ||||
| Nordvik Industri AB | ART-3355 | — | 980,00 – 1 095,00 | 115,00 |
| Kampanjpris slår kundprislistan — två giltiga listor ger olika pris | ||||
”Priserna justeras årligen per den 1 januari enligt SCB:s producentprisindex för industrin, med oktober föregående år som basmånad.” — Nordvik Industri AB, ramavtal 2024-03-11, punkt 6.2
| Produktgrupp | Marginal | Mål | Avvikelse |
|---|---|---|---|
| Transmission | 23,1 % | 25 % | −1,9 |
| Hydraulik | 29,8 % | 28 % | +1,8 |
| Reservdelar | 31,2 % | 34 % | −2,8 |
| Verktyg | 30,4 % | 28 % | +2,4 |
| Datum | Kund | Beslut | Av | Motivering |
|---|---|---|---|---|
| 2026-08-24 | Kvarnbergs Trä AB | Pris justerat | Anna Lind, säljchef | Indexklausul 4.1 tillämpad |
| 2026-08-21 | Nordvik Industri AB | Avsteg dokumenterat | Per Sjögren, VD | Volymåtagande Q4, avvikelse godkänd t.o.m. årsskiftet |
| 2026-08-19 | Bergslagens Maskin AB | Pris justerat | Anna Lind, säljchef | Rabattrappa enligt bilaga 2 |
Ingen ny integration mot affärssystemet. Finns ett API använder vi det. Finns inget använder vi standardexporter — och där varken det ena eller andra går, en robot som gör det en människa annars hade gjort för hand. Allt körs i Microsoft-miljö.
SharePoint, OneDrive eller en delad brevlåda. Ingen städning, ingen omstrukturering, inget nytt system att fylla i.
Standardexporter ur affärssystemet räcker för att komma igång. Djupare koppling först när flödet bevisat sig — och bara om ni vill.
Marginalmål, vem som får godkänna vad, och vilken källa som väger tyngst hos er. Det är de 20 procenten — och de sätts en gång.
Genomlysning av ett urval avtal först, så att omfattningen är känd innan något byggs. Därefter implementation på två till fyra veckor.
Hör av er, så tar vi det därifrån. Ett kort samtal räcker för att förstå hur ni arbetar i dag — vem som godkänner vad, var avtalen bor, och vad affärssystemet gör med priserna. Det är den bilden som avgör hur de sista 20 procenten ska se ut hos er.