Cloudfox · Flöde 01 · 80 % färdigbyggt, resten er process

Fakturerat enligt avtal?

Era kundavtal säger en sak. Fakturorna säger ibland en annan. Det här flödet läser avtalen, räknar om varje fakturarad tolv månader bakåt och visar skillnaden i kronor — varje avvikelse med den avtalsklausul och uträkning den vilar på. Ni får en Excelfil för efterdebitering, kreditering och rättade prislistor.

Netto att hämta

315 205 kr

Granskat underlag

43 835 717 kr

Avtal

Fakturarader

1 522

Avvikelser

177

Typiskt utfall hos kund: 280–450 tkr sparat, vid en omsättning på 35–60 MSEK.

Varför det läcker

Sju sätt avtalet och fakturan glider isär

Avtalet är text, priset är data — och ingenting kopplar ihop dem.

Priset följde inte avtalet

Indexjusteringen som aldrig gjordesAvtalet säger 1 januari enligt KPI. Ingen sätter en påminnelse. Priset ligger kvar — och felet växer varje år.

Nya avtalet, gamla prisetNi förhandlade upp priset. Prislistan i affärssystemet uppdaterades aldrig, så faktureringen rullade vidare på den gamla nivån.

Engångspriset som blev permanentEn säljare ger ett pris för en brådskande order. Det ligger kvar i systemet. Ingen bestämde det — det blev så.

Villkoren tillämpades inte

Volymrabatten utan volymRabatten sattes från dag ett fast volymen aldrig nåddes — och den kunden hör aldrig av sig. Går lika ofta åt andra hållet: tröskeln passeras i oktober och ingen räknar om.

Avgifter som aldrig togs utFrakt, småorderavgift, minimidebitering. Står i avtalet, tillämpas aldrig — och ingenting ser fel ut på fakturan.

Det fanns inget att kontrollera mot

Avtalet som gick utSlutdatum passerat för två år sedan, faktureringen fortsatte på gamla villkor. Ingen sa till.

Fakturering utan avtalFör en del kunder finns ingen överenskommelse alls att jämföra mot — priset kommer från prislistan, eller från vana. Det ger inga avvikelser. Det ger en lucka, och den redovisas lika öppet.

Så fungerar det

Fyra steg — dela mappen, dra exporten, analys, resultat

01 · AVTALEN

Ni delar mappen där avtalen ligger

OneDrive, SharePoint eller en delad länk — avtalen som de ligger i dag. AI:n läser dem och plockar ut det som styr priset: pris, rabatter, volymtrappor, indexklausuler och giltighetstid — med ett ordagrant citat ur avtalet per villkor.

02 · FAKTURADATA

Ni drar exporten

Standardrapporter ur affärssystemet för vald period — fakturarader, prislista och kundregister. CSV eller Excel, precis som filen ser ut när den kommer ur systemet.

03 · ANALYS

Vi kör analysen

tar ut villkoren ur avtalen
kopplar varje avtal till rätt kund
räknar om varje fakturarad mot villkoren
identifierar avvikelserna
summerar per kund och kategori

04 · RESULTAT

Ni får resultatet i Excel

Varje enskild avvikelse på en egen rad — kund, faktura, artikel, belopp, avtal, klausul och uträkning. Och en sammanfattning: vad som läcker, per kategori och per kund.

Ni tar ställning en i taget — efterdebitera, kreditera eller skriv av — och rättar prislistan där felet uppstod. Ingenting bokförs eller skickas till era kunder av oss.

Resultatet

Så här ser filen ut ni får

En rad per avvikelse, med uträkningen och den avtalsklausul den vilar på. Kolumnerna går att filtrera, summera och skicka vidare till den som fakturerar.

avtalskontroll-nordvik-2025.xlsx

	A	B	C	D	E	F	G	H	I
1	Kund	Faktura	Datum	Artikel	Fakturerat	Enligt avtal	Avvikelse	Avtal	Klausul
2	Sydfrakt Logistik AB	F-40807	2026-07-07	ART-3010	52 716,00 kr	50 424,00 kr	20 628 kr	AVT-2024-019	§5.2 Vid ackumulerad årsvolym över 1 800 000 kr utgår 12 % rabatt, över 3 600 000 kr utgår 15 % rabatt.
3	Kinnevik Komponent AB	F-40351	2025-12-02	ART-3010	50 784,00 kr	52 440,00 kr	18 216 kr	AVT-2025-004	§3 Rabatt 5 % på gällande prislista.
4	Bergslagen Verktyg AB	F-40797	2026-07-08	ART-3010	48 576,00 kr	50 076,28 kr	18 003 kr	AVT-2024-011	§4.3 Priserna justeras årligen per 1 januari enligt SCB:s konsumentprisindex, oktober mot oktober, med basperiod oktober 2024.
5	Kinnevik Komponent AB	F-40546	2026-03-21	ART-3010	52 716,00 kr	54 435,00 kr	15 471 kr	AVT-2025-004	§3 Rabatt 5 % på gällande prislista.
6	Kinnevik Komponent AB	F-40412	2026-01-16	ART-3010	52 716,00 kr	54 435,00 kr	13 752 kr	AVT-2025-004	§3 Rabatt 5 % på gällande prislista.
7	Kinnevik Komponent AB	F-40803	2026-07-15	ART-3010	52 716,00 kr	54 435,00 kr	13 752 kr	AVT-2025-004	§3 Rabatt 5 % på gällande prislista.
8	Bergslagen Verktyg AB	F-40474	2026-02-22	ART-3010	48 576,00 kr	50 076,28 kr	13 503 kr	AVT-2024-011	§4.3 Priserna justeras årligen per 1 januari enligt SCB:s konsumentprisindex, oktober mot oktober, med basperiod oktober 2024.
…	… och 170 rader till

Sammanfattning Avvikelser Metod

Fliken Sammanfattning har beloppen per kategori och kund. Fliken Metod säger vad som granskats — och vad som inte gick att kontrollera.

Säkerhet och governance

Vad som händer med era filer

Var datan behandlas

Analysen körs i Microsoft Azure inom EU.
Avskild miljö per uppdrag — inga kunder blandas.
Efter leverans finns ingenting av er data kvar hos oss.
Två underleverantörer: Microsoft för drift, Anthropic (Claude) för avtalsläsningen — båda namngivna i avtalet.

Vad AI:n får se

Fakturadatan når aldrig AI:n — jämförelsen är ren matematik.
Endast maskerad avtalstext skickas vidare — Bergslagen Verktyg AB blir FÖRETAG-1 innan modellen ser den.
Er text används aldrig för att träna modellen.

Personuppgifter och GDPR

Fakturarader och avtalsvillkor är företagsuppgifter, inte personuppgifter.
De personuppgifter som ändå förekommer i avtalstext maskeras före AI-läsning.
Vi hanterar uppgifterna för er räkning, efter era instruktioner. Avtalen är på plats innan första filen delas.

Spårbarhet och kontroll

Varje avvikelse pekar på avtalet, klausulen och uträkningen den vilar på.
Varje villkor visas mot ett ordagrant citat ur avtalet.
Rapporten redovisar också vilka avtal och fakturor som inte gick att kontrollera.

Intresserad?

Undrar ni hur era tolv månader ser ut?

Hör av er, så tar vi det därifrån. Ett kort samtal räcker oftast för att avgöra om det är värt att köra — och sedan har ni siffran inom en vecka.

Pontus Granborg

Senior AI Solution Architect

pontus.granborg@cloudfox.se +46 70 090 17 06 LinkedIn

Från 50 000 kr för standardimplementation.